昨天晚上下班前，隔壁做社群運營官的同事突然問我：

“你現在有空嗎？”

“嗯，你說？”

“你有沒有什么整理文件的秘籍？我這幾天在整理社群資料，亂七八糟，明明記得保存了，但就是找不到，已經快瘋了……”

別說，這個還真有。于是，我很自信地高手他：“沒問題，明天就寫一篇文章給你，一定要收藏喲~”

1、用【數字】建立文件夾排序

我們都知道，通常文件的排列方式是可以選擇的，有“按時間排序”、“按文件名排序”、“按文件類型排列”等等。

我通常的喜歡是選擇“按文件夾名排序”，然后在每個文件名前面【手動】標記一個數字，可以從0-9，也可以從00-99，或者是x_x，具體多少取決于當前需要“幾個文件夾”。

這樣的好處非常明顯：你想讓哪個文件排在最前面，它就可以排在最前面。

——對于工作文件，讓優先級最高的項目排在前面，絕對你克服干擾、保持專注、不忘事的最好方法；

——對于個人文件，可以結合“人生九宮格”，用9個數字標識你的9個格子，讓你對自己的投資一目了然。

這一點，無論是電腦文件，還是網盤文件、電子筆記，我一直都是這么用的。

以我的印象筆記為例：

排列方式是不固定的，完全取決你當前的狀態和需要，但從我的使用經歷上看，有兩個坑需要避免：

（1）第一級、第二級文件夾用數字標識；

（2）沒有特定分類的文件，不強行標數字（畢竟還有其他的方法，請看后文）。

畢竟每個人的注意力是有限的，可以最求細致的分類沒有必要，只要讓我們最關注的事情保持在視野范圍之內，我們文件管理的第一步就達到目的了。

2、用標簽思維命名文件，一秒找到你需要的哪一個

很多人感覺“找不到資料”，是因為只認識“一級一級打開文件夾”這一種“找資料”的方式，而忽略了另一種更快捷的方法：搜索。

對，就是發出指令，讓電腦、“幫你找到資料”。

不過在此之前，我們只需要多做一步：有規律地命名你的文件。

什么叫有規律，我的方法就是：使用“關鍵詞標簽”。

例如，對于一門課程的封面設計圖，命名是：【賬號名 - 用途 - 課程名 - 圖片特點】

你看，這樣是不是一目了然？

再來看看下面兩張圖：

在工作中，我常用的標簽有：

時間

項目完成名稱

版本

當前進度

關鍵對接人/團隊/公司

用途（內部使用/外部使用）

最重要的識別內容，例如【策劃】【教案】等，我就會這樣框出來，放在最前面，也是為了在用“按文件名排序”時，自動對內容進行分類了，可以省掉一級文件夾。

還有一個小小的建議：保存歷史版本。

例如對備用金的記錄：

一來可以清楚看到備用金使用和報銷時間，二來萬一有什么問題，還能有跡可查，不至于全部從頭再來。

所以，與工作相關的文件，我通常使用文件夾，名稱命名中一定會帶上至少三個信息：

數字序號?

?——用于排序，表示項目的重要性和優先級；

項目名稱?

?——和大家溝通時用的正式名稱一致（完整名稱），這是為了便于協作和查找，千萬不要使用簡稱，時間長了你就知道有坑了。

關鍵詞標簽?

?——讓你對立面的內容一句了然。

完成了明明這一步，結合電腦的搜索功能，哪怕你現在還沒有開始找文件，是不是也覺得清爽 多了？

曾經，當我還是一名程序員的時候，我的領導告訴我：事情要想在前面，因為還有想的復雜，才能做得簡單；凡事如果想的簡單，做起來必定復雜。

我的文件命名習慣，也就是在這樣的原則下培養出來：花10秒命名一個文件，比花2小時找一個文件，不知道劃算了多少倍。

3、凡事從【inboxs】開始

方法已經知道了，那么該如何動作做呢？六個步驟：

Step 1 ：在桌面（或者你要整理D盤或者E盤中）新建一個inbox文件夾；

Step 2 ：將當前所有可見內容有一口氣移動到inbox；

Step 3 ：憑自己的印象，建立你需要的大分類，記得用上【數字排序】，類似【01 - 工作】；

Step 4 ：在桌面上依次將這些分類全部打開，看看inbox中的文件，依次拖到對應的文件夾中；

Step 5 ：重復2-4步，依次操作單個文件夾；

Step 6 ：回到具體的文件夾中，對具體的文件做“重命名”的動作。

最后依舊留在inbox的文件，確認無用，可以直接刪除，如果拿不準，那就不要強行分類，讓他繼續留在inbox中。

這里的技巧，就是：在空白處“重新”整理。

不要太在意已有的內容，反正它也不會再亂了，有時候“從頭開始”更能保證“思路清晰”，不是嗎？

如果你正好需要進行#2019職場年終盤點#，那就趕緊試試吧！